Mintzberg et le syndrome de la superficialité

Dans une note plus formelle, je me permets de faire un retour sur le syndrome de la superficialité abordé par le docteur Henry Mintzberg dans La Presse du 14 juin dernier.

D’abord, sachez que nous avons le privilège d’avoir à Montréal l’un des plus grands penseurs de l’histoire du management moderne et que Montréal (et en particulier l’Université McGill) recueille une belle crédibilité grâce à cet homme. Si vous avez un 200 000$ à flamber et que vous n’avez pas peur de faire face à la musique du meilleur mentor que vous pourriez avoir, Mintzberg pilote à mon avis le programme de eMBA no. 1 au monde (et devinez quoi, les cours se donnent en 4 rubriques dans 4 continents différents pour vraiment comprendre comment les leaders mondiaux s’y prennent pour exceller autant dans leurs disciplines respectives!). Inutile de vous dire que c’est mon fantasme professionnel de loin le plus désiré! ;-)

Voilà un sujet de réflexion parfait pour les vacances qui s’en viennent car je prédis une rentrée 2008 plus folle que jamais avec la conjoncture défavorable que nous vivons actuellement : il faudra assurément faire les bons pas et dans le bon ordre si nous voulons tous passer à travers et atteindre nos objectifs.

Nous (et cela m’inclut) sommes de plus en plus vulnérables au syndrome de la superficialité qui est plus précisément d’être constamment tiraillé entre la réflexion et l’action et ce phénomène est du en grande partie à l’abondance des courriels et l’usage excessif de la téléphonie mobile.

Comment doser? Car être aussi près de la réalité au quotidien (prenons mon exemple avec chaque semaine plus de 500 courriels sortants pour 1 000 courriels entrants sans compter les appels téléphoniques…) nous amène à ne plus savoir ce que nous devons prioriser et quelle est l’action (ou la réflexion!) la plus profitable pour l’entreprise à faire immédiatement. Nous sommes constamment dans des dilemmes managériaux inconfortables pour l’hygiène mentale et la confiance individuelle pour une bonne prestation au boulot.

Bref, la grande question qui revient en permanence : qu’est-ce que je dois faire maintenant pour faire avancer le plus mon organisation? Est-ce les 2 importantes soumissions à faire pour demain? La stratégie d’un client pour hier? La rencontre de ce midi avec un nouveau prospect? Comment gérer aujourd’hui avant demain? Comment gérer l’important avant l’urgent?

Et le même phénomène s’applique très bien sur nos célèbres to do list de 5 jours à l’avance, coupées au couteau et sans 5 minutes de pause qu’on ne livre jamais à temps car on oublie de bien doser en fonction de la réalité et non en fonction de notre bon vouloir.

Pour ma part, je dirais qu’en plus de ne plus avoir de cellulaire (ce qui a été un changement majeur dans ma vie, que peu de gens comprennent, après 3 Blackberry usés à la corde combinés à 2 nouveaux cellulaires par année depuis 9 ans) m’a beaucoup aidé à gérer l’important et le stratégique avant l’urgent et le brûlant. On se déconnecte de la réalité à force d’être « surconnecté » et constamment sollicité à régler ce qui entre dans la boîte de courriels avant les dossiers majeurs qu’on reporte depuis déjà trop longtemps.

Il faut absolument arrêter de se raconter des histoires, mis à part quelques 4-5 livrables d’importance par jour, il faut prendre pour acquis que 50% de notre temps (je parle pour les dirigeants et les décideurs) devrait être consacré à des tâches complètement imprévues. Nous devons planifier l’imprévu et cesser de se promettre l’impossible (sans parler des attentes insatisfaites créées chez tous nos collègues et collaborateurs). Bref, limiter enfin les attentes pour maximiser les résultats et la productivité personnelle. Et ça passe aussi par des astuces comme prévoir seulement 4 plages précises pour répondre à des courriels dans une journée, faire sa to do list le soir avant de ce coucher et dormir la tête libre.

Minztberg s’est justement rendu célèbre en observant finalement dans ses premiers livres à quel point les présidents et les exécutifs sont les personnes les moins structurées et organisées de leur société ou organisation. Et si je ne me trompe pas, il est de ceux qui favorisent un bon gros 40 heures bien productives chaque semaine qu’un 80 heures qui intenable et décousu après quelques mois. Dans la survolte, il ne faut pas perdre sa crédibilité et son moral d’acier.

Il faut assumer qu’en 2008, planifier, doser, réfléchir, agir, décider, prioriser, sont des mots de plus en plus difficiles à combiner avec le survoltage quotidien d’une victime de ce syndrome. Je crois même personnellement l’avoir été à quelques reprises (à 80-90 heures par semaine) et être heureusement revenu à un équilibre d’un 45-50 heures bien dosé, bien productif et consacré aux bons dossiers (avec une promesse de dormir au moins 6 heures par nuit).

Il faut prendre du recul, il faut se laisser le temps de penser avant d’agir car il est impossible de répondre à tous les besoins et les attentes de tout le monde, d’autant plus que généralement, toutes ces requêtes se court-circuitent et sont paradoxales la plupart du temps.

Et c’est ce que Mintzberg explique avec son concept de condundrum dans son entrevue avec Jacinthe Tremblay :

« Q: Conundrum! Qu'est-ce que c'est? Une autre maladie?

R: Non. C'est un mot anglais pour décrire une énigme, une question ou un problème impossible à résoudre, dont la «bonne» réponse varie constamment en fonction du contexte.

Les gestionnaires sont sans arrêt confrontés à des conundrums comme: comment déléguer quand tant d'informations sont orales, personnelles et confidentielles? Comment être en contact avec le terrain quand la nature de son travail vous en éloigne?

Gérer, c'est être tiraillé sans arrêt entre des responsabilités et des attentes qui semblent contradictoires. Les conundrums de la gestion touchent tous les niveaux du management: la pensée, l'information, les personnes et l'action. Leurs énigmes sont souvent posées en même temps, ce qui accroît leurs difficultés. »

En cette fête de la St-Jean, je souhaite quand même une bonne productivité à tout ceux qui feront la fête ce soir! ;-D